Każdy podmiot oparty na członkostwie – czy to klub, stowarzyszenie handlowe, izba handlowa, lokalny rozdział lub grupa absolwentów, lub Twoja siłownia za rogiem – potrzebuje prostego systemu do zarządzania wszystkimi jego członków, wydarzenia, pieniądze i treści związane z utrzymaniem tej organizacji działa sprawnie. Usługi zarządzania członkostwem online ułatwiają to zadanie.
Te oparte na chmurze narzędzia typu Software-as-a-Service (SaaS) zostały zaprojektowane w celu zaspokojenia konkretnych potrzeb klubów, stowarzyszeń i innych organizacji w zakresie zarządzania danymi i ludźmi. W zależności od produktu i odbiorców, platformy te łączą w sobie wiele różnych funkcji, w tym zarządzanie bazami danych członków, zarządzanie dokumentami, e-commerce, e-mail marketing, tworzenie stron internetowych, system zarządzania treścią (CMS), zbieranie darowizn i przetwarzanie płatności, planowanie i zarządzanie wydarzeniami oraz wiele innych funkcji. W przeciwieństwie do większości produktów SaaS, które mają na celu dostarczenie uniwersalnego zestawu narzędzi, oprogramowanie do zarządzania członkostwem jest często wyspecjalizowane do obsługi tylko potrzeb konkretnych typów organizacji.
Zanim wybierzesz rozwiązanie do zarządzania członkostwem, które jest odpowiednie dla Twojej organizacji, musisz mieć jasny pomysł, jakie zadania potrzebujesz, aby ta platforma nadzorowała i ułatwiała. Ta recenzja wyjaśni rodzaje dostępnych narzędzi i funkcje, które oferują, czynniki, które należy rozważyć przy inwestowaniu w platformę do zarządzania członkostwem i jak rodzaj odbiorców i poziom dostosowania, którego wymagasz, może zrobić różnicę.
Czym jest zarządzanie członkostwem?
Dni analogowe dobiegły końca: Nie musisz prowadzić informacji o członkach i programach całej organizacji poprzez góry papieru w szafkach na dokumenty lub ten sam arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel, którego używasz od lat 90-tych. Na podstawowym poziomie zarządzanie członkostwem wymaga możliwości śledzenia podstawowych informacji o członkach, komunikowania się z nimi i potencjalnymi członkami oraz planowania wydarzeń. Aby zbierać darowizny, składki i opłaty oraz przetwarzać płatności, potrzebujesz również oprogramowania księgowego.
Poza podstawami i w zależności od organizacji, którą prowadzisz, Twój pulpit administratora lub centrum dowodzenia członkostwem może również posiadać wiele innych funkcji. Narzędzie może pomóc Ci w prowadzeniu sklepu internetowego, zarządzaniu dokumentami, przeprowadzaniu ankiet wśród członków i sondaży online. Narzędzie może nawet zbudować Twoją stronę internetową, pomagając Ci dostosować wygląd, sposób działania i doświadczenie użytkownika (UX) dla administratorów i członków, którzy korzystają z witryny.
W połowie lat 80-tych, ja (Theresa) byłam prezesem lokalnego oddziału krajowego stowarzyszenia konsultantów komputerowych. Jako prezes rozdziału, polegałem na naszym skarbniku, aby utrzymać listy członków, co osiągnął za pomocą dość prymitywnego arkusza kalkulacyjnego. Kluczowe informacje, które musieliśmy śledzić, obejmowały rzeczy oczywiste, takie jak nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail.
Gdzie utknęliśmy w dół było w dacie rozliczenia dla każdego członka rocznych składek i określenie, kiedy musieliśmy upuścić członka za brak płatności. Chociaż napisaliśmy kilka makr w arkuszu kalkulacyjnym, aby pomóc w tym zadaniu, ostatecznie nasz skarbnik musiał uciec się do przeczytania całej bazy danych linijka po linijce, aby upewnić się, że nikt nie został pominięty. Raz w roku drukowaliśmy (tak, drukowaliśmy, na papierze!) naszą bazę danych członków, abyśmy mogli się nawzajem odnaleźć – zakładając, że można było znaleźć sam katalog. Dziś dostępne usługi oprogramowania do zarządzania członkostwem w chmurze sprawiłyby, że zadanie to stałoby się pestką.
10 konkurentów
W tym przeglądzie przyjrzymy się 10 usługom zarządzania członkostwem – 360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot i Zen Planner – i przedstawimy kluczowe koncepcje, które pomogą ułatwić Ci podjęcie decyzji o zakupie. Ale zanim zdecydujesz, który z nich będzie działać najlepiej dla Twojego klubu, organizacji, obiektu sportowego, lub obozu, trzeba będzie ustalić priorytety zadań, które chcesz wykonać i określić budżet.
Pierwszym krokiem jest dowiedzieć się, co jest przyczyną stowarzyszenia najwięcej problemów biorąc pod uwagę obecny system zarządzania (który może być arkusz kalkulacyjny, pudełko kart indeksowych, lub nieporęczne stos papierów). Jakich odpowiedzi potrzebujesz, których Twój obecny system nie dostarcza w wystarczającym stopniu? Zidentyfikuj te główne punkty bólu i znajdź rozwiązanie, które w pierwszej kolejności je złagodzi. Pozostałe funkcje, w tym cena zapłacisz, będzie spadać do linii.
Jak większość usług oprogramowania w chmurze, będziesz płacić miesięczną opłatę w oparciu o liczbę osób, które będą się logować, jak również na tych, którzy będą służyć jako administratorzy. Większość z tych usług ma również limit liczby członków, których stowarzyszenie może przenosić w oparciu o poziom cenowy. Większość narzędzi, które testowaliśmy – w tym ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Apricot i Zen Planner – wyceniane są w ten sposób, z jasno określonymi poziomami opartymi na objętości treści, pojemności członków i skali strony. Niektóre usługi, takie jak ClubExpress, cena bardziej elastyczne w oparciu o wykorzystanie, podczas gdy te, takie jak 360Alumni ceny przez niestandardowe cytatem. Oprogramowanie do zarządzania członkostwem aMember Pro jest sprzedawane na podstawie jednorazowej licencji.
W większości systemów istnieją pewne koszty dodatkowe (takie jak opłaty transakcyjne), gdy członkowie płacą składki lub kupują bilety na wydarzenia, lub wysyłają wiadomości e-mail lub tekstowe, w zależności od liczby kontaktów. Wartość Sumac jest oparta prawie całkowicie na liście dostępnych dodatków dla specjalistycznych przypadków użycia, na dodatek do opłat za integrację w celu dodania funkcji zarządzania członkostwem do istniejącej witryny. Tworzenie i dostosowywanie strony internetowej zawsze będzie kosztować, w zależności od tego, ile pracy wymaga kodowanie lub ile dostosowywania jest samoobsługowe przy użyciu widgetów lub CMS typu plug-and-play, jak strona WordPress. Każdy rozdział, grupa, lub instytucji na zamówienie strony internetowej i potrzeby organizacyjne są różne, więc dostać te wypisane przed zakupem.
Podczas rozważania budżetów i funkcji, spójrz na oprogramowanie używasz teraz do zadań, takich jak księgowość i zarządzanie relacjami z klientami (CRM) i zobaczyć, czy dostępne pakiety mogą być z nimi związane. Większość dostawców ma interfejsy programowania aplikacji (API), które pozwalają na przekazywanie danych tam i z powrotem, ale niektórzy woleliby, abyś przekonwertował wszystko, co robisz do ich systemu.
Koszty dostosowania
Jest kompromis, który musisz rozważyć pomiędzy funkcjonalnością oprogramowania w stanie ogólnym i kosztami dostosowania go do potrzeb Twojej organizacji. Wiele mniejszych stowarzyszeń, zwłaszcza nowych, które jeszcze nie mają swoich procesów, może być zadowolonych z gotowego (lub opartego na sieci) oprogramowania. Większe organizacje, które istnieją od lat, i które mają specyficzne sposoby prowadzenia działalności, może być lepiej z kucyka się dodatkowe fundusze na dostosowanie platformy. Dostosowanie nie przychodzi w cenie, choć. To zajmie kilka rozmów z ich handlowców, aby uzyskać pełny obraz swojego możliwego rachunku. 360Alumni tworzy niestandardową stronę internetową dla każdego college’u lub instytucji szkolnictwa wyższego, które obsługuje, ale to przychodzi na stosunkowo stromych jednorazowych kosztów dostosowywania witryny.
Większość z tych systemów oferują dodatkowe funkcje, takie jak przetwarzanie płatności, biletów na imprezy i e-mail marketingu-niektóre są dostępne za darmo, podczas gdy inne są za dodatkową opłatą. Istnieją również pakiety e-commerce, które pozwalają na sprzedaż koszulek organizacji online, przyjmowanie darowizn online lub okresowe dodawanie nowych dzwonków i gwizdków do witryny (w sposób samoobsługowy lub poprzez żądanie dostosowania od dostawcy zarządzania członkostwem).
Zen Planner, na przykład, oferuje znacznie droższy miesięczny pakiet dla swojego pakietu internetowego do budowania i utrzymywania witryny. ClubExpress pobiera jednorazową opłatę początkową w wysokości od 150$ do prawie 2000$ w zależności od poziomu kodowania i dostosowania strony internetowej, której potrzebujesz. ChamberMaster’s jednorazowa opłata startowa waha się od 600 do 7.000 dolarów. Wild Apricot, z drugiej strony, zawiera bezpłatną budowę strony internetowej, hosting, dostęp do API i integracji WordPress na wszystkich poziomach. Następnie są narzędzia, takie jak MemberPlanet, które oferują niewiele do niestandardowych, ale przyjść na znacznie niższy koszt całkowity. Sumac nie zawiera budowy strony internetowej lub zarządzania treścią, ale nadal jest jednorazowa opłata w wysokości 700 dolarów plus 50 dolarów miesięcznie za integrację strony internetowej z jego oprogramowaniem.
Jak tylko dodasz pieniądze do systemu, choć, trzeba również wybrać procesor płatności. Firmy te działają jako pośrednicy między twoją stroną internetową a bankami i kartami kredytowymi twoich członków, bezpiecznie przetwarzając płatności. Biorą one procent od każdej transakcji, chociaż, średnio około 2,5 procent. Wiele z nich ponosi opłaty za transakcję w wysokości 20-50 centów, jak również. Sprawdź funkcje przetwarzania płatności i opłaty, zanim połączysz je z platformą zarządzania członkostwem, zwłaszcza jeśli opłaty są niskie lub jeśli akceptujesz płatności ratalne. Te opłaty za transakcję będą stanowiły duży kąsek dla małych płatności.
Ostatnim ważnym czynnikiem do rozważenia jest funkcjonalność mobilna. Niektóre rozwiązania do zarządzania członkostwem oferują dedykowane aplikacje dla systemów Android i iOS. Inne posiadają responsywne strony internetowe, które dynamicznie zmieniają rozmiar w zależności od wielkości ekranu smartfona lub tabletu; inne platformy, takie jak Sumac, nadal zapewniają dostęp tylko do komputerów stacjonarnych. Wyróżniają się tutaj ChamberMaster, MemberPlanet i Zen Planner, które nie tylko oferują aplikacje mobilne, ale również zbudowały oddzielne, dedykowane aplikacje dla pracowników i członków.
W aplikacjach Zen Planner, na przykład, członkowie mogą przeglądać harmonogramy i rejestrować się na zajęcia, płacić rachunki, a nawet śledzić wyniki treningów i codzienne rankingi jako część platformy w ramach grywalizacji. W aplikacji dla pracowników, administratorzy mogą śledzić frekwencję, tworzyć profile członków, zarządzać nimi i kontaktować się z nimi, a także ułatwiać bezpieczne rozliczenia lub transakcje dokumentowe w ramach swojej aplikacji.
Aplikacje mobilne ClubExpress również wymagają wzmianki. Firma nie oddziela aplikacji dla administratorów od aplikacji dla członków, ale będzie budować i brandować aplikację mobilną dla każdego klubu i publikować ją w App Store i Google Play w ramach jednorazowej opłaty w wysokości 100$ (plus 2$ za członka do pobrania). Z drugiej strony, kilka z produktów opisanych w tym zestawieniu nie oferuje zoptymalizowanego dostępu dla urządzeń mobilnych. Jeśli solidne możliwości mobilne są ważnym czynnikiem dla Twojej organizacji, miej to na uwadze, rozważając narzędzie skupione wyłącznie na desktopie, takie jak aMember Pro.
Różne grupy odbiorców
Platformy do zarządzania członkostwem, które tutaj przeglądamy, służą wielu różnym i specyficznym odbiorcom – od siłowni i obozów letnich po stowarzyszenia zawodowe i usługi edukacji zawodowej. Te dziewięć platform obsługuje różne potrzeby, jak siłownia nie potrzebuje funkcji dla kandydatów na urzędy publiczne, na przykład.
Wild Apricot obejmuje wiele typów klubów i stowarzyszeń, w tym stowarzyszeń non-profit i klubów, które muszą zachować karty na swoich członków i rozliczać je za składki i wydarzenia. MemberPlanet obsługuje zarządzanie członkostwem w mniejszych organizacjach, takich jak stowarzyszenia non-profit, grupy religijne, szkoły, boostery, PTAs, oraz grupy greckie i absolwentów (z których ostatnia jest główną grupą odbiorców 360Alumni). ChamberMaster obsługuje lokalne izby handlowe, podczas gdy StarChapter jest nastawiony na lokalne oddziały, non-profit i stowarzyszenia. Sumac jest skierowany do organizacji non-profit, ale posiada dodatki do wszystkiego, od rejestracji na kursy i poszukiwania pracy do rezerwacji wycieczek. ClubExpress jest platformą dla wszystkich sposobów klubów i stowarzyszeń, podczas gdy oprogramowanie aMember Pro jest dostosowane specjalnie do handlu elektronicznego i stron członkowskich online. NationBuilder jest skierowany do stowarzyszeń non-profit, kampanii politycznych, muzyków, artystów, restauracji – praktycznie każdy, kto próbuje generować online następujące. Próbowaliśmy przejrzeć YourMembership.com (który obsługuje duże grupy z wielu miejsc), ale nie mieli demo lub okres próbny dostępny.
Dajemy nasze obecne Editors' Choice ukłony do dwóch usług: ClubExpress i Zen Planner. ClubExpress jest wszystko-w-jednym członkostwa, wydarzenia, e-commerce, i platforma zarządzania stroną internetową dla lokalnych klubów i stowarzyszeń. Zen Planner oferuje siłownie i studia treningowe w łatwym w użyciu systemie, który nie wygląda jak CMS z poprzedniej dekady. Stwierdziliśmy, że inne usługi zarządzania członkostwem, które zostały poddane przeglądowi, wykonają swoją pracę w odpowiedni sposób, ale żadna z nich nie dorównuje ClubExpress i Zen Planner pod względem wzornictwa, bezproblemowego UX lub bogactwa funkcji.
Każda organizacja jest inna i zaprojektowana w innym celu, każda służy unikalnej grupie członków i ma odrębne potrzeby, zadania i cele, aby osiągnąć swoją misję. Przestrzeń zarządzania członkostwem odzwierciedla patchworkową naturę klientów, do których skierowane jest oprogramowanie. Pamiętając o wszystkich wymienionych czynnikach, możesz być pewien, że jedno z narzędzi w tym przeglądzie będzie pasowało do Twojej organizacji.