No Host Bar vs. Hosted Bar: Pros and Cons

By Beth Buehler

Temat tego, kto płaci za napoje przy barze jest tematem rozmowy, która ma miejsce na każdym spotkaniu lub wydarzeniu, chyba że jest to okazja biznesowa lub towarzyska, która oczywiście nie obejmuje alkoholu. Na różnych konferencjach i wydarzeniach, w których uczestniczę w pracy, wiele razy wino, piwo i alkohole Colorado są darowane, więc te napoje, a czasem także napój sygnowany, są dostępne dla uczestników bez żadnych kosztów, podczas gdy oni muszą kupować inne napoje. Podoba mi się również podejście biletowe, ponieważ nadal zapewnia darmowy napój lub dwa, ale kontroluje budżet organizatora.

Na naszym rozdaniu nagród czytelników i wprowadzeniu do galerii sław Colorado Meetings + Events, które odbywa się w marcu jako początek Colorado Meetings Week, korzystamy z partnerstwa i sponsoringu, aby mieć bar przez cały wieczór od 18:00 do 20:30.m.

To tylko kilka przykładów, więc połączyłem się z Alicią Hein, aby dowiedzieć się więcej na temat „No Host Bar vs. Hosted Bar: Pros and Cons”, ponieważ pracowała jako krajowy kierownik sprzedaży i kierownik usług konwencyjnych w Crested Butte Mountain Resort i kierownik sprzedaży cateringu dla wesel w Keystone Resort.

Destination Colorado: Jaki jest najlepszy sposób na przejście z klientem przez temat no host bar/hosted bar?

Alicia Hein: Lubię zaczynać od omówienia, jak to wydarzenie wpisuje się w ogólny program dla grupy. Jeśli jest to wydarzenie organizowane po raz pierwszy lub odosobnione przyjęcie, wtedy klient lub organizator spotkania ma większą swobodę w kwestii formatu baru.

W mojej pracy jako krajowy kierownik sprzedaży w Crested Butte Mountain Resort, często pracuję z klientami, którzy organizują coroczną konferencję w naszym ośrodku, gdzie uczestnicy przyjeżdżają rok po roku, a przyjęcie powitalne lub wieczorne są kamieniami węgielnymi doświadczenia konferencyjnego, zapewniającymi networking i szansę na spotkanie z kolegami, których nie widują często. W takich przypadkach zalecam utrzymanie formatu baru na tym samym poziomie, aby spełnić oczekiwania gości.

Mam inne grupy konferencyjne, które lubią trochę namieszać z roku na rok, a my możemy wykorzystać format baru, aby spełnić wytyczne budżetowe, pomóc spełnić minimalne wymagania dotyczące żywności i napojów wynegocjowane z naszym ośrodkiem lub zachęcić do udziału w programie przed lub po imprezie.

DC: Czy hostowane bary są bardziej powszechne niż bary bez hosta lub odwrotnie? Czy też jest inaczej w przypadku wydarzeń korporacyjnych vs. społecznych?

AH: Nie wiem, czy któreś z nich jest bardziej popularne. Myślę, że zależy to głównie od budżetu grupy, a także od rodzaju wydarzenia. W moim doświadczeniu, jako kierownik sprzedaży cateringu obsługujący wesela w Keystone, stwierdziłem, że większość moich narzeczonych chciała zapewnić hostowany bar i robiła to tak długo, jak pozwalał na to ich budżet. Często ich goście przyjeżdżali z całego kraju, więc chcieli zniwelować część obciążeń finansowych związanych z dotarciem do miejsca docelowego poprzez zorganizowanie baru (i całej uroczystości) po przybyciu gości.

DC: Jakie są pewne rzeczy, które należy wziąć pod uwagę w przypadku hostowanego baru?

AH: Zdecydowanie budżet klienta, jako że tabulacje hostowanego baru mogą być bardzo zróżnicowane w zależności od rodzaju i długości imprezy oraz liczby osób biorących w niej udział. Klienci muszą również rozważyć transport po imprezie, jeśli goście wracają do swoich hoteli lub innych miejsc. Odpowiedzialny gospodarz zapewni transport na imprezę lub zorganizuje ją w pobliżu darmowych opcji transportowych, ponieważ ludzie zazwyczaj spożywają więcej drinków, jeśli jest hostowany bar.

DC: A co z barem bez gospodarza?

AH: W zależności od rodzaju imprezy, pomocne może być poinformowanie gości z wyprzedzeniem, aby mogli przyjść przygotowani z odpowiednią płatnością. Większość miejsc przyjmuje karty kredytowe, ale jeśli wydarzenie odbywa się w odległym miejscu, jedyną opcją może być gotówka, którą w dzisiejszych czasach nosi przy sobie coraz mniej osób. Jeśli jesteś organizatorem spotkania i dodajesz do swojego programu nowe wydarzenie, np. sesję plakatową późnym popołudniem/wieczorem, wcześniejsze wprowadzenie baru za gotówkę prawdopodobnie spowoduje, że mniej osób weźmie udział w obu wydarzeniach. Oferowanie wyboru jedzenia na przyjęciu może to zrównoważyć, ale zorganizowanie baru (lub jego części) będzie bardziej korzystne, jeśli chodzi o zachęcanie ludzi do uczestnictwa.

DC: Co jest dobrym środkiem pomiędzy tymi dwoma rozwiązaniami?

AH: Zazwyczaj pojawia się to z powodu ograniczeń budżetowych klienta. Jestem wielkim fanem dostosowywania baru tak, aby gościł piwo i wino, ale napoje alkoholowe były opłacane przez gości. Ten format zwiększa frekwencję na imprezie i zapewnia opcje dla gości, jednocześnie kontrolując ogólny budżet klienta.

DC: Jaki jest dobry sposób na kontrolowanie kosztów hostowanego baru?

AH: Jeśli grupa konferencyjna ma ścisły budżet, często zapewnia uczestnikom określoną liczbę biletów na drinki, aby kontrolować koszty, a goście płacą za wszelkie napoje powyżej i poza biletami. Inną opcją jest prowadzenie baru do określonego czasu, a następnie przełączenie się na bar bez hostingu, ale to nie działa dobrze w przypadku wszystkich wydarzeń i może w rzeczywistości stworzyć „pośpiech” na barze tuż przed zmianą formatu na bez hostingu, co niekoniecznie pomaga w budżecie.

Jeśli organizator spotkania ma dostępne możliwości sponsorowania konferencji, zawsze sugeruję włączenie sponsoringu baru jako opcji. Może to być łatwy sposób na zrównoważenie ograniczeń budżetowych konferencji, jednocześnie pozwalając sprzedawcy na zaangażowanie się w sposób społeczny z gośćmi.

DC: Czy miejsca mają różne wymagania dla barów goszczących i nie goszczących?

AH: Tak, ale większość tej pracy jest wykonywana wewnętrznie w miejscu imprezy, np. posiadanie kasy lub automatu z kartami kredytowymi dla baru bez gospodarza lub posiadanie większej ilości napojów i personelu dla baru z gospodarzem. Myślę, że kluczem do sukcesu dla klienta lub osoby planującej spotkanie jest ustalenie szczegółów dotyczących formatu baru i płatności z gospodarzem miejsca z wyprzedzeniem, tak aby wszyscy byli na tej samej stronie. Jeśli jako klient jesteś zaniepokojony wysokością opłaty za bar, lubię być tego świadomy i informować o tym nasz personel. Ogólnie rzecz biorąc, chcemy, aby Ty i Twoi goście chcieli wrócić do naszego ośrodka lub polecić nas innym, a my zwiększamy nasze szanse na to poprzez spełnienie Twoich oczekiwań względem wydarzenia.

DC: W jaki sposób bary na imprezach (z gospodarzem lub bez) mogą stać się wyjątkowe w porównaniu z tym samym starym podejściem?

AH: Myślę, że sprowadza się to bardziej do tego, co jest dostępne w barze niż do formatu. Klienci, którzy chcą uczynić wydarzenie wyjątkowym, często współpracują z naszym zespołem obsługi konferencji, aby dostosować drinka do wydarzenia lub poprosić o podanie lokalnych produktów. Tutaj, w Crested Butte, nasze prośby dotyczą zazwyczaj lokalnie produkowanego rumu Montanya lub piwa Irwin Brewing Company, jako sposobu na zakotwiczenie wesela lub konferencji w naszym mieście. Jako osoba z branży uwielbiam sprawdzać niesamowite pomysły na drinki sygnowane przez Colorado Meetings + Events w ich biuletynach e-mailowych i magazynach. Przepisy na drinki są zazwyczaj dostarczane przez profesjonalnych miksologów i dostarczają mi podstaw do stworzenia czegoś podobnego dla tutejszych wydarzeń.

Beth Buehler jest redaktorką magazynów Colorado Meetings + Events i Mountain Meetings, pomagała w planowaniu wielu spotkań i wydarzeń i lubi odkrywać Kolorado o każdej porze roku.