Organizacja formalna, element struktury społecznej organizacji zaprojektowany w celu kierowania i ograniczania zachowań jej członków.
Nazwa „formalna” jest używana, ponieważ pojęcie to obejmuje oficjalnie usankcjonowane zasady, procedury i rutyny organizacji, jak również zdefiniowane w rolach relacje władzy między członkami organizacji. Standardowe procedury operacyjne i schematy organizacyjne, które są zasadniczo mapami formalnych relacji władzy, są dwoma najważniejszymi symbolami (i produktami) organizacji formalnej.
Organizacja formalna jest, prawdopodobnie, koncepcją najczęściej przywoływaną przy wyobrażaniu sobie jakiejkolwiek ogólnej organizacji. Jednak z koncepcyjnego punktu widzenia organizacja formalna jest najlepiej opisana jako typ organizacyjnej struktury społecznej, a nie jako ogólny lub specyficzny typ organizacji. Co więcej, organizacja formalna nie jest po prostu zbiorem zasad, procedur i rutyn – pojęcie to czerpie swoje znaczenie z tego, w jaki sposób każdy z tych elementów jest wykorzystywany do kierowania i ograniczania zachowań członków organizacji. W rezultacie organizacja formalna często ma ważne implikacje dla każdego, na każdym poziomie, kto stara się kontrolować członków organizacji.
Jak jednak zauważyło wielu badaczy, nie wszystkie zachowania w organizacji można kontrolować za pomocą formalnych zasad, procedur i rutyn. W każdej organizacji zasady są naginane, procedury modyfikowane, aby dostosować je do wykonywanego zadania, a niestandardowe procedury są przyjmowane, często bez formalnej dyrektywy ze strony kierownictwa organizacji. Dodatkowo, sieć relacji w każdej organizacji rzadko przypomina formalny schemat organizacyjny, ponieważ sieci przyjaźni, sieci porad i sieci komunikacyjne nieuchronnie rozwijają się ponad granicami wewnątrz organizacji. Te obserwacje nieformalnych zachowań organizacyjnych doprowadziły uczonych do twierdzenia, że tam, gdzie można znaleźć organizację formalną, należy również oczekiwać, że zaobserwujemy organizację nieformalną. Jedna nie może istnieć bez drugiej.
Scholars spierają się o właściwą równowagę między organizacją formalną i nieformalną. Wszyscy uznają znaczenie organizacji nieformalnej w oddziaływaniu na zachowania, ale różnią się w kwestii tego, jak duży wpływ ma ona w rzeczywistości. I tak, badacze, którzy konceptualizują organizacje jako systemy racjonalne, skłaniają się ku tezie, że organizacje można zaprojektować w taki sposób, aby procesy nieformalne mogły być odpowiednio kontrolowane za pomocą formalnych procedur i rutyn. Z drugiej strony, naukowcy piszący w tradycji systemów naturalnych twierdzą, że organizacja nieformalna silniej wpływa na wzorce zachowań niż organizacja formalna, a zatem tworzenie nowych zasad i procedur lub ustanawianie dobrze zdefiniowanych linii władzy nie zawsze może przynieść zamierzony efekt.
Niezależnie od przyjętej perspektywy, wzajemne oddziaływanie organizacji formalnej i nieformalnej ma istotne implikacje dla przywództwa każdej organizacji – zarówno na etapie projektowania, jak i codziennej koordynacji działań organizacyjnych. Dzieje się tak dlatego, że zdolność do projektowania organizacji formalnych i regularnego manipulowania nimi w celu osiągnięcia określonych celów zależy od rodzaju organizacji i charakteru koordynowanych działań, a także od umiejętności kadry kierowniczej lub organu zarządzającego organizacją.