Dzień na zorganizowanie się jest teraz, nie później. Bez zorganizowania swojego projektu, ryzykujesz, że obszerny i czasochłonny projekt pogrąży się w całkowitej porażce.
Dobrze zorganizowany projekt zapewnia, że każdy wie, czego się od niego oczekuje, jakie ma uprawnienia i co musi zrobić. To zapewnia tor, po którym można prowadzić projekt. Bez niego, projekt jest w rozsypce.
Zorganizuj się i rób niesamowite rzeczy z wykresami gantta w ProjectManager.com. Sprawdź sam!
Co to jest organizacja projektu?
Organizacja projektu to struktura projektu. Tworzona jest oddzielnie, z udziałem specjalistów i pracowników z różnych działów. Personel ten pracuje pod kierownikiem projektu.
Organizacja projektu jest procesem. Stanowi uporządkowanie dla decyzji dotyczących sposobu realizacji projektu. Decyduje o procesie projektu: planowaniu, jak będą realizowane jego koszty, terminy, personel i narzędzia. Organizacja projektu jest następnie prezentowana interesariuszom projektu.
Obszary odpowiedzialności
W strukturze organizacyjnej projektu można wyróżnić trzy obszary kompetencji i odpowiedzialności: przywództwo projektu, zespół projektowy i radę projektu. Kierownictwo projektu jest odpowiedzialne za zarządzanie projektem, a zespół projektowy realizuje projekt. Rada projektu jest organem decyzyjnym, który określa sukces projektu oraz to, czy projekt musi zostać anulowany czy nie.
Typy struktur organizacyjnych projektu
Istnieje wiele różnych struktur organizacyjnych projektu. Oto trzy z nich:
- Funkcjonalna to taka, w której działy organizacyjne są pogrupowane według obszarów specjalizacji. W tym przypadku, projekt jest zazwyczaj realizowany w środowisku silosowym.
- Projektowa jest wtedy, gdy cała organizacja jest zorganizowana przez projekt.
- Macierzowa ma zespoły raportują zarówno do kierownika funkcjonalnego, jak i kierownika projektu, coś w rodzaju hybrydy poprzednich dwóch struktur.
- Organiczna organizacja projektu obejmuje elastyczność.
- Wirtualna jest wtedy, gdy kierownik projektu jest węzłem w sieci.
- Wielooddziałowa oznacza, że grupy funkcjonalne są zdecentralizowane.
Zrozumienie, jaki rodzaj struktury organizacyjnej do wykorzystania określa zarządzanie projektem. Struktura zapewnia kości dla projektu, a zatem plan projektu musi być dostosowany do struktury. Zazwyczaj robi się to za pomocą schematu organizacyjnego projektu.
Szablony struktury organizacyjnej projektu
Dowiedzenie się, jaką strukturę organizacyjną projektu stworzyć, to dopiero początek organizowania projektu. Prawdziwą pracą jest wdrożenie i zastosowanie tej organizacji projektu. Dlatego właśnie schemat organizacyjny projektu jest tak ważny. Ustala on formalne relacje pomiędzy kierownikiem projektu, zespołem projektowym, organizacją deweloperską, samym projektem i interesariuszami projektu.
Najlepsze praktyki
Kierownik projektu tworzy strukturę projektu, która musi spełniać potrzeby projektu w jego fazach. Struktura organizacyjna projektu nie może być ani zbyt sztywna, ani zbyt luźna, lecz musi zachować równowagę pomiędzy tymi dwoma punktami. Celem organizacji projektu jest pomoc zespołowi w osiągnięciu celu projektu i jak najlepszym wykonaniu swoich zadań. Dlatego kierownik projektu musi na początek przeanalizować mocne strony członków zespołu, a po przydzieleniu im zadań zapytać, czy dobrze czują się w swoich rolach.
Pomimo że schemat organizacyjny projektu sprzyja współpracy w sposób efektywny kosztowo, unikając powielania i nakładania się wysiłków, ma on jedynie ograniczoną wartość. Dzieje się tak dlatego, że ilustruje on jedynie hierarchiczne relacje w zespole, a nie sposób, w jaki będą oni wykonywać pracę. Jest to jednak nadal cenne narzędzie i część każdego dobrze zaplanowanego projektu lub portfolio.
Jak stworzyć schemat organizacyjny projektu
Szablon organizacyjny projektu będzie identyfikował role i obowiązki zespołu, ale także wyszczególniał członków zespołu wybranych do tych ról. Obejmuje to identyfikację szkoleń, jeśli są potrzebne, rozpoznanie sposobu alokacji zasobów oraz określenie odpowiednich sposobów zaangażowania interesariuszy. Aby to zrobić, należy wykonać sześć kroków.
Identyfikacja personelu
Po pierwsze, kim są osoby, które są związane z zakresem projektu? Są to osoby, które mają wpływ na projekt. Są to kluczowi pracownicy. Mogą to być marketerzy, sprzedawcy, kierownicy działów, personel IT, konsultanci, personel pomocniczy, itd.
Stwórz zespół zarządzający
Następnym krokiem jest zebranie zespołu odpowiedzialnego za projekt. Są to oczywiście osoby, które są zainteresowane projektem i zależy im na jego sukcesie. Zespół ten składa się zazwyczaj ze sponsorów projektu lub klienta, choć może również obejmować ekspertów, którzy oferują wskazówki w trakcie realizacji projektu.
3 Przydzielenie koordynatorów projektu
Potrzebna jest osoba lub grupa na średnim i niskim poziomie zarządzania, która będzie wykonywać obowiązki, które przypadają na ten poziom. Ta osoba lub grupa pomoże zsynchronizować zadania zespołu. Liczba koordynatorów będzie zależała od wielkości projektu, ale zawsze należy skupić się na trzech obszarach projektu: planowaniu, kwestiach technicznych i komunikacji.
Uwaga na interesariuszy
Oprócz zespołu, który będzie realizował projekt, kluczowa jest identyfikacja interesariuszy, ponieważ oni również są pod wpływem projektu i uczestniczą w jego rozwoju.
Identyfikacja wymagań szkoleniowych
Czasami zespoły są biegłe w swoich zadaniach i posługiwaniu się narzędziami, które zostały im dostarczone, aby im pomóc. Czasami nie są i potrzebują okresu szkolenia, zanim projekt będzie mógł być zrealizowany. To jest punkt, w którym wszelkie szkolenia, które są potrzebne jest ustalona i oferowane do zespołu. Koordynator projektu jest zazwyczaj tym, który zarządza tym zadaniem podnoszenia kwalifikacji członków zespołu.
Stwórz schemat organizacyjny projektu
W końcu, nadszedł czas na opracowanie schematu organizacyjnego projektu. Po pierwsze, przejrzyj poprzednie kroki, a następnie stwórz wizualną reprezentację tego, jak ludzie w projekcie będą współpracować, jakie są ich obowiązki i gdzie są ze sobą powiązani. Możesz użyć darmowego narzędzia do tworzenia diagramów sieciowych, takiego jak Google Draw, a po zakończeniu rozpowszechnić go wśród niezbędnych stron.
Schemat organizacyjny projektu musi mieć wyszczególnionych głównych decydentów. Każda osoba zaangażowana w projekt musi mieć przypisaną i zidentyfikowaną rolę, a obowiązki tych ról muszą być jasno określone. Wszelkie powiązania między rolami muszą być zidentyfikowane, podobnie jak wszyscy interesariusze. Upewnij się, że kanały raportowania i komunikacji są również zdefiniowane i opisane.
How ProjectManager.com Helps with Project Organization
Jak już masz swoją strukturę organizacyjną i schemat projektu, ważne jest aby upewnić się, że struktura ta przetrwa przez cały cykl życia projektu. ProjectManager.com posiada narzędzia, których potrzebują kierownicy projektów lub kierownicy programów pracujący nad jednym lub wieloma projektami. Nasze funkcje upewniają się, że twoja organizacja projektu jest solidna i pozwalają śledzić portfele projektów.
ProjectManager.com pozwala na tworzenie grup projektów dla poszczególnych portfeli projektów. Dzięki temu możesz mieć pulpit nawigacyjny na poziomie portfela, który może generować wykresy i diagramy do raportowania lub wykres Gantta dla wybranych grup projektów. Następnie można organizować według zespołu, regionu, harmonogramu lub menedżera portfela.
ProjectManager.com to oprogramowanie do zarządzania projektami w chmurze, które posiada pełen zestaw funkcji pomagających menedżerom projektów i ich zespołom pracować wydajnie i produktywnie. Niezależnie od tego, czy pracujesz nad jednym projektem, czy nad portfelem projektów, nasze solidne oprogramowanie daje Ci kontrolę, aby skutecznie nimi zarządzać, dzięki narzędziom do planowania, monitorowania i raportowania. Przekonaj się, jak ProjectManager.com może wykorzystać twój schemat organizacyjny projektu i przenieść go na całe portfolio projektów, korzystając z bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego.