OŚWIADCZENIE O MISJI
Otwartość prowadzi do lepiej poinformowanych obywateli, co prowadzi do lepszego rządu i lepszej polityki publicznej. Misją i zamiarem STOW CLERK of COURTS jest pełne przestrzeganie i stosowanie się do ducha i litery ustawy o rejestrach publicznych stanu Ohio.
DEFINIOWANIE REKORDÓW PUBLICZNYCH
Definicja „rekordu” obejmuje następujące elementy: Dokument w dowolnym formacie – papierowym, elektronicznym (w tym, ale nie tylko, służbowa poczta elektroniczna) – który jest tworzony, otrzymywany przez, lub podlega jurysdykcji STOW CLERK OF COURTS, który dokumentuje organizację, funkcje, polityki, decyzje, procedury, operacje lub inne działania biura.
„Rekord publiczny” to „rekord”, który jest przechowywany przez to biuro w czasie, gdy wniosek o rejestry publiczne jest składany, z zastrzeżeniem obowiązujących zwolnień z ujawniania na mocy prawa Ohio lub prawa federalnego. Wszystkie rekordy publiczne muszą być zorganizowane i utrzymywane w taki sposób, aby mogły być udostępnione do wglądu i kopiowania.
HARMONOGRAM ODPOWIEDZI
Rekordy publiczne muszą być dostępne do wglądu podczas regularnych godzin pracy. Dokumentacja publiczna musi być udostępniana do wglądu bezzwłocznie. Kopie zapisów publicznych muszą być udostępniane w rozsądnym terminie. Terminy „niezwłocznie” i „rozsądnie” uwzględniają ilość żądanych zapisów, bliskość miejsca, w którym zapisy są przechowywane, konieczność przeglądu prawnego i redakcji oraz inne fakty i okoliczności dotyczące żądanych zapisów.
Celem STOW CLERK of COURTS jest, aby wszystkie wnioski o udostępnienie rejestrów publicznych zostały potwierdzone na piśmie lub, jeżeli jest to możliwe, spełnione w ciągu trzech dni roboczych od otrzymania wniosku przez biuro.
WNIOSKI O UDZIELENIE WNIOSKU
Nie jest wymagany żaden szczególny język, aby złożyć wniosek o udostępnienie rejestrów publicznych. Jednakże wnioskodawca musi co najmniej zidentyfikować żądane rekordy z wystarczającą jasnością, aby umożliwić urzędowi identyfikację, wyszukiwanie i przegląd rekordów.
Wnioskodawca nie musi składać wniosku o rejestry na piśmie i nie musi podawać swojej tożsamości lub zamierzonego wykorzystania żądanego rekordu publicznego (rekordów). Ogólna polityka tego urzędu stanowi, że informacje te nie są wymagane. Jednakże, prawo zezwala urzędowi na żądanie pisemnego wniosku, tożsamości wnioskodawcy, i / lub zamierzonego użycia żądanej informacji, ale tylko wtedy, gdy (1) pisemny wniosek lub ujawnienie tożsamości lub zamierzonego użycia byłoby korzystne dla wnioskodawcy poprzez zwiększenie zdolności urzędu do identyfikacji, lokalizacji lub dostarczania dokumentacji publicznej, o którą wnioskowano; i (2) wnioskodawca jest najpierw poinformowany, że pisemny wniosek nie jest wymagany i że wnioskodawca może odmówić ujawnienia tożsamości wnioskodawcy lub zamierzonego użycia.
Przy rozpatrywaniu wniosku urząd nie ma obowiązku tworzenia nowych zapisów ani przeprowadzania wyszukiwania lub poszukiwania informacji w rejestrach urzędu. Uznaje się, że zapis elektroniczny istnieje tak długo, jak długo komputer jest już zaprogramowany do wytworzenia tego zapisu poprzez standardowe użycie przez urząd funkcji sortowania, filtrowania lub odpytywania.
Chociaż nie jest to wymagane przez prawo, urząd powinien rozważyć wytworzenie nowych zapisów, gdy ma to sens i jest praktyczne w danych okolicznościach.
Przy rozpatrywaniu wniosku o wgląd w dokumentację publiczną, pracownik biura może towarzyszyć wnioskodawcy podczas wglądu, aby upewnić się, że oryginalne zapisy nie zostały zabrane lub zmienione.
Kopia najnowszego wydania Podręcznika Ustaw Słonecznych Ohio jest dostępna na stronie internetowej Prokuratora Generalnego (www.ohioattorneygeneral.gov/YellowBook) w celu informowania pracowników urzędu i społeczeństwa o obowiązkach urzędu wynikających z Ustawy o Rejestrach Publicznych Ohio, Ustawy o Otwartych Spotkaniach Ohio, przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji i Ustawy o Systemach Informacji Osobistej.
REKORDY ELEKTRONICZNE
Rekordy w formie wiadomości e-mail, wiadomości tekstowych i komunikatorów internetowych, w tym wysyłanych i otrzymywanych za pośrednictwem podręcznego urządzenia komunikacyjnego, mają być traktowane w taki sam sposób jak rekordy w innych formatach, takich jak papier lub taśmy dźwiękowe.
Zawartość rekordu publicznego przesyłana do lub z prywatnych kont lub urządzeń osobistych podlega ujawnieniu. Wszyscy pracownicy lub przedstawiciele tego urzędu są zobowiązani do przechowywania swoich zapisów e-mailowych i innych zapisów elektronicznych zgodnie z obowiązującymi harmonogramami przechowywania zapisów.
ODMOWA I REDAKCJA REKORDÓW
Jeżeli wnioskodawca składa niejednoznaczny lub zbyt szeroki wniosek lub ma trudności w złożeniu wniosku w taki sposób, że urząd nie może racjonalnie zidentyfikować, jakie rekordy publiczne są żądane, wniosek może zostać odrzucony, ale urząd musi następnie zapewnić wnioskodawcy możliwość zmiany wniosku poprzez poinformowanie wnioskodawcy o sposobie przechowywania i dostępu do rekordów przez urząd.
Jeżeli urząd wstrzymuje, redaguje lub w inny sposób odmawia udostępnienia żądanych zapisów, musi dostarczyć wyjaśnienie, w tym upoważnienie prawne, dla odmowy(-ń). Jeżeli pierwotny wniosek został złożony na piśmie, wyjaśnienie musi być również na piśmie. Jeżeli część rekordu jest jawna, a część jest wyłączona, wyłączone części mogą zostać przeredagowane, a reszta musi zostać ujawniona. Udostępniając dokumentację publiczną do wglądu publicznego lub kopiowania, urząd powiadamia wnioskodawcę o wszelkich redakcjach lub czyni redakcję wyraźnie widoczną.
KOSZTY KOPIOWANIA I WYSYŁKI
Osoby poszukujące dokumentacji publicznej mogą być obciążone tylko rzeczywistymi kosztami wykonania kopii, nie kosztami robocizny. Opłata za kopie papierowe wynosi 0,05 centa za stronę. Opłata za pliki elektroniczne pobrane na płytę kompaktową wynosi $1.00 za płytę.
Wnioskodawca może być zobowiązany do zapłaty z góry za rzeczywiste koszty związane z dostarczeniem kopii. Wnioskodawca może wybrać, czy chce mieć duplikat zapisu na papierze, na tym samym nośniku, na którym zapis publiczny jest przechowywany, lub na jakimkolwiek innym nośniku, na którym urząd ustali, że zapis może być rozsądnie powielony jako integralna część normalnych działań urzędu.
Jeśli wnioskodawca prosi o dostarczenie mu dokumentów, może być obciążony rzeczywistymi kosztami przesyłki pocztowej i materiałów pocztowych lub innymi rzeczywistymi kosztami dostawy. Nie pobiera się opłat za dokumenty przesyłane pocztą elektroniczną.
ZARZĄDZANIE REKORDAMI
Rekordy STOW CLERK OF COURT podlegają harmonogramom przechowywania rekordów. Aktualne harmonogramy są dostępne pod adresem 4400 Courthouse Drive, Stow, OH 44224, w miejscu łatwo dostępnym dla publiczności, zgodnie z wymogami Ohio Revised Code §149.43(B)(2).
Możliwość pobrania niniejszej Polityki znajduje się tutaj: Public Records Policy