Pojęcia słownik danych i repozytorium danych wskazują na bardziej ogólną użyteczność oprogramowania niż katalog. Katalog jest ściśle powiązany z oprogramowaniem DBMS. Udostępnia on przechowywane w nim informacje użytkownikowi i DBA, ale dostęp do niego mają głównie różne moduły oprogramowania samego DBMS, takie jak kompilatory DDL i DML, optymalizator zapytań, procesor transakcyjny, generatory raportów i egzekutor ograniczeń. Z drugiej strony, słownik danych jest strukturą danych przechowującą metadane, tj. (ustrukturyzowane) dane o informacjach. Pakiet oprogramowania dla samodzielnego słownika danych lub repozytorium danych może współdziałać z modułami oprogramowania DBMS, ale jest on głównie używany przez projektantów, użytkowników i administratorów systemu komputerowego do zarządzania zasobami informacyjnymi. Systemy te utrzymują informacje o konfiguracji sprzętu i oprogramowania systemu, dokumentacji, aplikacji i użytkowników, a także inne informacje istotne dla administrowania systemem.
Jeżeli system słownika danych jest używany tylko przez projektantów, użytkowników i administratorów, a nie przez oprogramowanie DBMS, jest on nazywany pasywnym słownikiem danych. W przeciwnym razie jest on nazywany aktywnym słownikiem danych lub słownikiem danych. Gdy pasywny słownik danych jest aktualizowany, odbywa się to ręcznie i niezależnie od jakichkolwiek zmian w strukturze DBMS (bazy danych). W przypadku aktywnego słownika danych słownik jest aktualizowany jako pierwszy, a zmiany w DBMS zachodzą w wyniku tego automatycznie.
Użytkownicy baz danych i twórcy aplikacji mogą skorzystać z autorytatywnego dokumentu słownika danych, który kataloguje organizację, zawartość i konwencje jednej lub więcej baz danych. Zazwyczaj zawiera on nazwy i opisy różnych tabel (rekordów lub encji) i ich zawartości (pól) oraz dodatkowe szczegóły, takie jak typ i długość każdego elementu danych. Inną ważną informacją, którą może dostarczyć słownik danych, jest relacja między tabelami. Jest to czasami określane w diagramach relacji encja-relacja (Entity-Relationship diagrams) lub, jeśli używamy deskryptorów zbiorów (Set descriptors), identyfikujących, w których zbiorach uczestniczą tabele bazy danych.
W aktywnym słowniku danych mogą zostać nałożone ograniczenia na dane bazowe. Na przykład, Zakres może być nałożony na wartość danych numerycznych w elemencie danych (polu), lub Rekord w Tabeli może być ZMUSZONY do uczestniczenia w relacji zbioru z innym Rekordem-Typem. Dodatkowo, rozproszony DBMS może mieć pewne specyfikacje lokalizacji opisane w aktywnym słowniku danych (np. gdzie fizycznie znajdują się Tabele).
Słownik danych składa się z typów rekordów (tabel) tworzonych w bazie danych przez systemy generujące pliki poleceń, dostosowane do każdego wspieranego back-end DBMS. Oracle posiada listę specyficznych widoków dla użytkownika „sys”. Dzięki temu użytkownik może wyszukać dokładnie te informacje, które są mu potrzebne. Pliki poleceń zawierają instrukcje SQL dla CREATE TABLE, CREATE UNIQUE INDEX, ALTER TABLE (dla integralności referencyjnej), itd., używając specyficznych instrukcji wymaganych przez dany typ bazy danych.
Nie ma uniwersalnego standardu co do poziomu szczegółowości takiego dokumentu.
Wszystko jest w nim zawarte.