Jeśli działasz w przestrzeni B2B, szanse są takie, że będziesz musiał odpowiadać na zapytania ofertowe (RFP) od potencjalnych klientów w całym swoim normalnym toku działalności. Ale proces RFP jest zazwyczaj wypełniony potencjalnymi pułapkami po drodze. Oto jak je zidentyfikować, a co ważniejsze, jak ich uniknąć:
Powiązane: 5 Ways to Get What You Actually Want From an RFP
Understand the process.
RFP w zasadzie określają wszystkie specyficzne potrzeby projektowe i pytania klienta, w jednym dokumencie, który jest wysyłany do wielu konkurujących ze sobą oferentów. Następnie, klient zazwyczaj zawęża liczbę zgłoszeń do kilku finalistów. Następnie finaliści mogą zadawać wszelkie pytania, a klient może również zadawać dodatkowe pytania finalistom, porównując i zestawiając ze sobą różne propozycje.
Ostateczna propozycja jest następnie składana przez każdego finalistę, a klient wybiera zwycięskiego oferenta, z którym chce iść do przodu. Proces ten może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od wielkości i złożoności projektu. W drodze, klienci korporacyjni mogą napotkać znacznie bardziej uciążliwy proces niż małe i średnie firmy, ponieważ te pierwsze mają dział zamówień zaangażowany (oprócz przedsiębiorców potrzebujących rozwiązania).
Upewnij się, że dowiesz się o RFP w pierwszej kolejności.
Nie możesz zamknąć sprzedaży, jeśli nie jesteś świadomy RFP w pierwszej kolejności. Tak więc, trzeba zidentyfikować wszystkich potencjalnych klientów w swojej przestrzeni, i upewnij się, że jesteś na ich radarze, poproś, aby być zawarte w ich wniosków RFP. Często zdarza się, że większe firmy angażują zewnętrzne firmy zarządzające procesem RFP, aby przeprowadzić ten proces dla nich. Odkryj te firmy trzecie działające w Twojej branży i upewnij się, że jesteś na ich radarze, jak również.
Przygotuj się na prośby w ostatniej chwili i napięte terminy.
RFP często pojawiają się w ostatniej chwili, z napiętymi terminami składania (np. dwa tygodnie). Im bardziej złożony projekt, tym trudniej jest zebrać przemyślaną odpowiedź w tak krótkim czasie. Z tego powodu, należy mieć szablon RFP na półce. Następnie, gdy RFP przychodzi, masz 80 procent standardowych materiałów wszystko gotowe do pracy i może skupić się na 20 procent, które muszą być dostosowane do tej konkretnej oferty. Przygotuj się na odpowiedzi RFP, aby być dużym rozproszeniem, podczas gdy one się dzieją; im lepiej jesteś przygotowany, tym mniej rozproszenia będą.
Powiązane: How 'Storage Wars' Teaches All You Need to Know About Buying and Pricing
Miej gotową, dobrze napisaną, przemyślaną odpowiedź.
Dobra odpowiedź będzie miała zazwyczaj następujące sekcje: (i) informacje o Twojej firmie; (ii) co sprawia, że jesteś lepszy od konkurencji; (iii) Twoje konkretne przemyślenia na temat projektu RFP i jak masz wyjątkowe kwalifikacje, aby odnieść sukces; (iv) odpowiedzi na wszelkie konkretne pytania klienta; (v) Twoja sekcja cenowa; oraz (vi) Twoje referencje „szczęśliwego klienta”.
Twoja odpowiedź powinna być również atrakcyjna wizualnie, z obrazami graficznymi niosącymi więcej wagi niż gęste akapity kopii. Co najważniejsze, mów w „głosie klienta” i przeplataj logo tej firmy i obrazy w całej prezentacji, więc klient wie, że rozumiesz jego biznes, a ty wyglądasz, jakbyś włożył niestandardową pracę w swoją odpowiedź, dostosowaną tylko dla odbiorcy.
Nie ujawniaj swojego „tajnego sosu.”
W tym samym czasie próbujesz odróżnić się od konkurencji, bądź bardzo ostrożny, aby nie zdradzić swojego „tajnego sosu” w swojej odpowiedzi. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że klient zauważy Twoją unikalną przewagę w Twojej odpowiedzi i może zapytać innych oferentów, czy mogą zapewnić to samo. To robi dwie rzeczy: (i) edukuje Twoich konkurentów na temat tego, co robisz; oraz (ii) daje konkurentowi szansę na powiedzenie: „Jasne, że możemy to zrobić!”, niezależnie od tego, czy jego ludzie faktycznie planowali to zrobić w swojej początkowej odpowiedzi.
Cena łączona, gdzie możesz.
Im więcej szczegółów podasz w swojej propozycji cenowej, tym bardziej konkretne pozycje linii, które klient może spróbować wynegocjować w dół. Tak więc, jako przykład, jeśli jesteś dostawcą technologii platformy, nie szczegółowe ceny dla wszystkich swoich różnych cech i funkcjonalności w izolacji, linia po linii. Zamiast tego, zagregowane ceny dla platformy jako całości.
Chcesz, aby to tak trudne, jak to możliwe dla klienta, aby „obrócić śruby” i naprawdę zrozumieć marżę netto na projekcie. Zrozum, twoi klienci zrobią wszystko, co w ich mocy, aby spróbować wyłamać szczegóły. Tak więc, należy postępować ostrożnie i kopać tam gdzie trzeba.
Nie podawaj swojej najniższej ceny.
Wcześniej pisałem o sztuce negocjacji. Chodzi o to, że musisz zostawić klientowi miejsce na „wygraną”. A to zwycięstwo zazwyczaj oznacza, że dział zaopatrzenia może wyglądać mądrze dla swojego szefa, dzięki temu, że jego członkowie wynegocjują dalsze oszczędności cenowe w stosunku do pierwotnej oferty. Załóżmy więc, że zwykle lubisz wyceniać swoją działalność z 50-procentową marżą brutto. Zamiast tego wpisz do RFP ofertę z 60-procentową marżą, wiedząc, że dział zakupów będzie oczekiwał co najmniej 10-procentowej obniżki w trakcie procesu.
Strategiczne wykorzystanie procesu Q&A.
Podczas zadawania pytań i odpowiadania na nie w trakcie procesu Q&A należy rozważyć dwie kwestie: (i) chronić siebie, oraz (ii) uprzykrzać życie swoim konkurentom. Jeśli chodzi o to pierwsze, wszystkie zadane pytania i udzielone odpowiedzi będą zazwyczaj udostępnione wszystkim konkurującym oferentom. Uważaj więc, aby nie zadawać pytań, które same w sobie lub odpowiedzi na nie pozwolą Twojemu konkurentowi dowiedzieć się, jak dokładnie wykonujesz swoją pracę – jest to korzyść, którą chcesz zachować w tajemnicy.
A z drugiej strony, jeśli wiesz, że jesteś istotnie lepszy od swoich konkurentów w pewnych obszarach, których pragnie klient, odpowiadaj na pytania, udzielając odpowiedzi, o których wiesz, że znacznie przewyższą odpowiedzi konkurentów. To jest naprawdę cienka linia, aby przejść: Chcesz pokazać swoje mocne strony, ale nie wszystkie swoje mocne strony, które dadzą Twojej konkurencji inteligencję.
Uważaj na dział zaopatrzenia.
W decyzji o zakupie uczestniczą zazwyczaj dwa działy: (i) biznesmeni potrzebujący rozwiązania; oraz (ii) dział zaopatrzenia negocjujący kontrakt. Zadaniem działu zaopatrzenia jest oszczędzanie pieniędzy firmy, a często osobiste premie jego pracowników są uzależnione od ilości tych oszczędności.
To oznacza, że nawet jeśli jesteś w 100 procentach idealnym rozwiązaniem dla biznesmenów, ludzie z działu zaopatrzenia mogą zacząć „lobbować i uprzedzać” inne rozwiązanie, jeśli dzięki temu będą wyglądać mądrzej dla swoich szefów.
Typowo, biznesmeni wygrywają na małych różnicach cenowych, ale dział zaopatrzenia zyskuje o wiele większą przewagę, im wyższe są Twoje ceny w porównaniu z cenami innych, nawet jeśli biznesmeni wybrali Ciebie. Upewnij się więc, że zaprzyjaźniłeś się z działem zaopatrzenia w tym samym czasie, kiedy pracujesz z działem biznesowym i uważnie obserwuj ceny swoich konkurentów.
Wykorzystaj kanały zwrotne.
Podczas procesu RFP, jesteś zazwyczaj dyskwalifikowany, jeśli dotrzesz do klienta, próbując naciskać lub promować siebie. Pracownicy klienta nie chcą być rozpraszani przez licznych oferentów, podczas gdy oni próbują wykonywać swoją pracę. Ale, trzeba inteligencji w trakcie procesu, więc można działać na tej informacji, zanim jest za późno.
Upewnij się, że masz „przyjaznych” ludzi w tylnej kieszeni, którzy są świadomi procesu i dyskusji z nim związanych, ale nie są bezpośrednio zaangażowani w ten proces. Na przykład, powiedzmy, że jesteś pitching rozwiązanie technologiczne mediów społecznych do marki. Może jesteś zaprzyjaźniony z kimś w agencji mediów społecznościowych firmy docelowej lub w jej zespole marketingu cyfrowego, a ten ktoś jest kolegą decydentów i może węszyć wokół dla „informacji wewnętrznych” w Twoim imieniu.
Po prostu bądź ostrożny: Muszą to być Twoi bardzo bliscy przyjaciele, z którymi jesteś pewien, że Twoje zbieranie informacji nie trafi z powrotem do klienta i nie zdyskwalifikuje Cię.
Zakładam, że nigdy nie zdawałeś sobie sprawy, jak wiele ruchomych elementów jest zawiniętych w udaną odpowiedź RFP, prawda? Miejmy nadzieję, że jesteś teraz lepiej wykształcony w tym procesie, aby pomóc Ci wygrać następny.
Powiązane: Mastering the Art of Pricing: Czego nie nauczą cię podręczniki