Why It’s Importance to Provide a Quality Conference Room Setup
Kto uwielbia spotkania w pracy? Ktokolwiek? Jasne, wiemy, że spotkania nie są zabawne, ale są ważne! Kiedy planujesz spotkanie, myślisz o szczegółach: treści, porządku obrad, uczestnikach i pożądanych rezultatach. Ale czy zastanawiałeś się nad aranżacją swojej sali konferencyjnej? Dobrze zaprojektowana przestrzeń może być efektywna i przyjemna, ale źle zaprojektowana powoduje, że spotkanie jest warte opuszczenia. Ale co należy wziąć pod uwagę tworząc wspaniałą przestrzeń? Czy uczestnicy będą zwróceni twarzą do przodu sali – czy do siebie nawzajem? Jak będą rozmieszczone miejsca siedzące? Czy Twoja technologia dobrze współgra z wystrojem sali?
Wszystkie te pytania są niezwykle ważne, gdy rozważasz strategie ustawienia sali konferencyjnej – ponieważ układ może uczynić lub zepsuć spotkanie. Chcesz się upewnić, że każdy uczestnik spotkania widzi i słyszy siebie nawzajem, jak również prezentera (jeśli taki istnieje), oraz że pomieszczenie jest wyposażone w odpowiedni sprzęt audiowizualny.
Poniżej znajdziesz nasz Przewodnik po ustawieniu sali konferencyjnej, który pomoże Ci przejść przez ten proces, abyś mógł zoptymalizować swoją przestrzeń w celu zapewnienia jak najlepszego spotkania.
Najczęstsze style ustawienia sali konferencyjnej
To klasyczne ustawienie jest idealne dla maksymalnie 30 osób (lub więcej), w zależności od wielkości pomieszczenia.
Kształt litery U
Ta popularna konfiguracja sprawdza się w przypadku prezentacji, demonstracji i wideokonferencji, gdzie punkt ciężkości znajduje się na jednym końcu sali.
Klasa
Wszyscy uczestnicy stoją przodem do sali, więc ten pomysł ustawienia sali konferencyjnej jest idealny do wykładów lub prezentacji. Nie jest to idealne ustawienie do pracy grupowej.
Hollow Square
Ta konfiguracja jest dobrym wyborem dla łatwej i efektywnej komunikacji grupowej. Daje również moderatorowi lub moderatorowi możliwość pracy z centrum przestrzeni.
Siedzenia bankietowe
Siedzenia w stylu bankietowym są idealne dla, co nie jest zaskakujące, okazji, które wiążą się z posiłkami – lub dyskusjami w małych grupach, w których uczestniczy maksymalnie 8 lub 10 osób.
Audytorium
Ten układ, znany również jako „styl teatralny”, jest podobny do ustawienia w stylu sali lekcyjnej, ale często jest przeznaczony dla większych grup. Czy organizujesz spotkanie „All-hands” lub spotkanie w ratuszu? Ten projekt pomoże zebrać jak najwięcej osób w jednej przestrzeni.
Jak wybrać idealne ustawienie sali konferencyjnej
Ważne jest, aby rozważyć rozmiar i zakres spotkania. Nie chcesz, aby uczestnicy czuli się stłoczeni, ale też nie chcesz, aby krzyczeli przez całą salę, aby się nawzajem słyszeć. Oto kilka istotnych punktów do rozważenia:
- Ilu uczestników możesz się spodziewać? Niektóre układy sal konferencyjnych lepiej nadają się dla grup o różnej wielkości. Na przykład klasa i audytorium są optymalne dla większych grup, podczas gdy sala konferencyjna i puste kwadraty są odpowiednie dla 20-30 osób.
- Czy interakcja w grupie jest istotną częścią spotkania? Niektóre ustawienia, takie jak kształt litery U lub styl audytorium, nie sprzyjają interakcji w grupie. Siedzenia w stylu bankietowym są idealne do dyskusji grupowych, zwłaszcza jeśli uczestnicy muszą przemieszczać się między stołami.
- Czy będzie moderator lub facylitator? Jeśli ktoś prowadzi warsztat, dyskusję lub prezentację, ważne jest, aby zastanowić się, gdzie ta osoba będzie stała. Chcesz się upewnić, że wszyscy uczestnicy widzą i słyszą lidera i jego prezentację.
- Czy spotkanie wymaga ściany wideo LED lub możliwości wideokonferencji? Jeśli tak, warto rozważyć taki układ sali konferencyjnej, który umożliwi wszystkim łatwą widoczność, np. w kształcie litery U lub w stylu klasowym.
- Czy potrzebne jest zasilanie? Ważne jest, abyś zastanowił się, czy musisz umieścić swoje wyposażenie sali konferencyjnej w pobliżu gniazdka.
Jak wyposażenie sali konferencyjnej może wpłynąć na Twoje ustawienie
W wielu spotkaniach wyposażenie sali konferencyjnej jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu i produktywności – ale czy zastanawiałeś się, jak wpływa ono na Twoje ustawienie? Aby zmaksymalizować potencjał każdego spotkania, sala musi być dostosowana do potrzeb uczestników.
Jeśli spotkanie wymaga usług audiowizualnych, takich jak wideokonferencje i tablice interaktywne, ważne jest, aby rozważyć ustawienie w kształcie klasy lub litery U, aby wszyscy mogli się dobrze widzieć i słyszeć.
Digital signage to dynamiczny sposób prowadzenia wirtualnych spotkań i udostępniania treści, takich jak webinaria, ogłoszenia i filmy. Jeśli ściana wideo LED wyświetla informacje, do których uczestnicy nie muszą się odwoływać w trakcie spotkania, masz większą elastyczność w konfiguracji sali konferencyjnej.
–
Dobrze, jesteś gotowy, aby przygotować swoje sale konferencyjne na sukces – ale co teraz? Czy szukasz pomocy? Rozumiemy, że zarządzanie konfiguracją sal konferencyjnych może być wyzwaniem, ale zespół DGI może pomóc Ci w tym procesie! Eksperci DGI oferują całe doświadczenie w projektowaniu, integracji i wygłuszaniu, które jest niezbędne do stworzenia niesamowitej aranżacji sali konferencyjnej. Mamy bogate doświadczenie w konsultacjach z klientami z różnych branż. Od naszego kompetentnego zespołu sprzedaży do naszych inżynierów-ekspertów, każdy członek zespołu DGI jest gotowy do pomocy. Skontaktuj się z nami w razie jakichkolwiek pytań lub w celu uzyskania konsultacji! Pomożemy Ci stworzyć przestrzenie, które pokochają Twoje zespoły.