Właśnie zostałeś skarbnikiem organizacji non-profit – oto, co musisz wiedzieć…

Wychodzisz z ostatniego spotkania zarządu organizacji non-profit, właśnie zostałeś wybrany lub mianowany skarbnikiem – i co teraz? Dla większości jest to zniechęcające zadanie. Jeśli czujesz się przytłoczony, zastanawiając się, jaka będzie Twoja rola i obowiązki oraz jak będziesz w stanie wykonać to zadanie, jednocześnie pomagając swojej organizacji osiągnąć sukces, nie jesteś sam. Wypełnianie obowiązków skarbnika organizacji non-profit jest dużym wyzwaniem, a robienie tego dobrze jest sporym wyzwaniem.

Z odpowiednią strategią, umiejętnościami i wiedzą księgową, możesz jednak odnieść sukces w swojej nowej roli i pobudzić swoją organizację non-profit do jaśniejszej przyszłości finansowej.

Czy dobrze nadajesz się do tej pracy? 7 Qualities Possessed by All Great NonProfit Treasurers:

1. Krytyczne myślenie – Powinieneś mieć możliwość oceny sytuacji finansowej organizacji, polityk i procedur w celu wydania zaleceń dotyczących decyzji finansowych, które zostaną podjęte.
2. Zdolność do organizacji – Wszyscy dobrzy skarbnicy posiadają doskonałe zdolności organizacyjne. Pracują z dokładnością i zachować nienaganne rekordy.
3. Planowanie strategiczne – Umiejętność syntezy scenariuszy przyczynowo-skutkowych (w odniesieniu do potencjalnych decyzji finansowych, które podejmie organizacja) jest niezbędna dla skarbnika, aby przyspieszyć rozwój organizacji i jej przyszły sukces.
4. Kreatywność – Jeśli chodzi o generowanie funduszy i cięcie wydatków, nowe pomysły i kreatywność są kluczowe w ciągle zmieniającej się i rozwijającej się organizacji.
5. Jasna komunikacja – W pewnym sensie, skarbnicy działają jako ambasadorzy finansowi w imieniu reszty zarządu. Istotne jest, aby skarbnik organizacji był w stanie przekazać skomplikowane koncepcje finansowe w sposób łatwy do zrozumienia, bez żargonu, w terminach laika.
6. Podstawowe umiejętności księgowe – Organizacje non-profit, jeśli mają na tyle szczęścia, aby to zrobić, wybiorą tylko osoby z umiejętnościami księgowymi na poziomie dyrektora finansowego lub kontrolera. Najczęściej jednak zarządy organizacji non-profit oczekują od swoich skarbników jedynie podstawowych umiejętności księgowych i predyspozycji do uczenia się więcej.
7. Znajomość regulaminów organizacji non-profit – mocne zrozumienie regulaminu organizacji zapewni Ci utrzymanie finansów zgodnie z zasadami organizacji oraz zasadami władz lokalnych, stanowych i federalnych.

Checklist: Transitioning into Your New Role

Po tym, jak zostałeś wybrany lub mianowany skarbnikiem, jest kilka obowiązków domowych, którymi powinieneś się od razu zająć.

• Umów się na spotkanie z odchodzącym skarbnikiem, aby przekazać mu dokumenty, zadać pytania i dowiedzieć się, jakie są Twoje nowe obowiązki i zakres odpowiedzialności.
• Zapytaj o wszystkie poprzednie informacje budżetowe i istniejącą dokumentację finansową dotyczącą zakupów i wydarzeń.
• Stwórz oś czasu lub kalendarz elektroniczny dokumentujący daty wymagalności rachunków i innych nadchodzących płatności, aby zapewnić płynne przejście.
• Przygotuj wstępny budżet na wczesnym etapie i poproś byłego skarbnika o podwójne sprawdzenie swojej pracy
• Powinieneś również zapytać byłego skarbnika, czy organizacja ma jakiekolwiek nieudokumentowane zaległe płatności lub dochody, o których powinieneś wiedzieć.
• Otrzymaj wszystkie zapisy i szczegóły dotyczące kont bankowych. Uzyskaj formularze bankowe wymagane do aktualizacji kart do podpisu i dostępu do konta online tak szybko, jak to możliwe.
• Musisz również przenieść autoryzacje kart kredytowych.
• Przejmij wszystkie książeczki czekowe i karty kredytowe, które były w posiadaniu byłego skarbnika.

Jako skarbnik, nie popełniaj tych błędów!

Aby zapewnić sobie sukces jako skarbnik, nigdy nie powinieneś:

• Zaniedbać rozdziału obowiązków i kontroli dostępu – Każda organizacja potrzebuje polityki i procedur, aby chronić skarbników tak samo, jak organizacje, którym służą. Należy postępować zgodnie z wprowadzonymi procedurami i wprowadzać zmiany w przypadku zauważenia niedbałej polityki. Nie bój się egzekwować przestrzegania protokołu – nawet jeśli Twój poprzednik zaniedbał ten obowiązek.
• Nie wywiązuj się ze swoich obowiązków w zakresie sprawozdawczości finansowej – zdolność zarządu Twojej organizacji do podejmowania trafnych decyzji dotyczących planowania strategicznego, wydatków, zatrudnienia i finansów zależy bezpośrednio od aktualności informacji finansowych. Jeśli zaniedbać swoje raporty finansowe i rekordy, zarząd nie będzie miał solidne dane, na których można oprzeć swoje decyzje.
• Udzielanie porad podatkowych lub prawnych – Możliwość odliczenia od podatku datków od darczyńców zależy od tego, jak wyjątkowa sytuacja finansowa każdego z nich pasuje do lokalnych przepisów podatkowych. Zamiast tego, należy doradzić darczyńcom, aby porozmawiali ze swoim CPA lub prawnikiem podatkowym o tym, czy będą mogli odliczyć darowizny i datki.
• Podejmowanie nieudokumentowanych, niezatwierdzonych decyzji – Niektórzy mogą powiedzieć, że skarbnicy posiadają klucze do królestwa. Nigdy nie nadużywaj tej władzy, przekraczając decyzje zarządu i/lub dyrektorów wykonawczych.

Obecne obowiązki i odpowiedzialność skarbnika organizacji non-profit

Obserwuj administrację finansową organizacji

Zależnie od umiejętności personelu, skarbnik może być odpowiedzialny za zarządzanie codziennymi działaniami finansowymi organizacji. Obejmuje to zarządzanie przepływem gotówki, płacenie i rejestrowanie rachunków, prowadzenie rejestru długów, wybór banku i uzgadnianie sprawozdań. Skarbnik powinien również dobrze znać regulamin organizacji i przepisy prawne, które mają do niej zastosowanie.

Przegląd i egzekwowanie zasad i procedur finansowych

Jako skarbnik, jesteś odpowiedzialny za ochronę finansów organizacji. Duża część tej ochrony powinna być już wbudowana w regulamin organizacji.

Jeśli Twoja organizacja non-profit jest dość nowa, jednak może trzeba dokładnie rozważyć te przepisy i potencjalnie ustanowić dodatkowe zasady i procedury, jeśli chodzi o obsługę finansów organizacji. Upewnij się, że pracujesz z rozdzieleniem obowiązków, jeśli to możliwe, śladu papieru i podwójnych sygnatariuszy na czekach. Sugerujemy, abyś wdrożył bill.com i ustawił zasady i przepływy pracy tak, aby, na przykład, czeki powyżej $5,000 wymagały dwóch (cyfrowych) podpisów.

Generowanie raportów finansowych

Jako skarbnik, Twoim obowiązkiem jest generowanie dokładnych raportów finansowych na koniec okresu i dostarczanie ich do odpowiednich osób (zazwyczaj, pracowników szczebla wykonawczego i członków zarządu).

Będziesz korzystać z danych z planu kont Twojej firmy, aby wygenerować te istotne raporty; prowadzenie dokładnych zapisów księgowych jest niezbędne do generowania dokładnych raportów.

Raporty finansowe zazwyczaj zawierają budżety, rachunek zysków i strat, bilanse i rachunek przepływów pieniężnych (i/lub projekcję przepływów pieniężnych).

Tworzenie budżetu

Prawdopodobnie będziesz musiał pracować z członkami zarządu, dyrektorem wykonawczym i dyrektorami programów, aby stworzyć ogólny budżet (model projekcji finansowej) i konkretne budżety dla poszczególnych programów. Tworząc budżet, pamiętaj, że jako skarbnik masz najlepsze rozeznanie, na jakie wydatki organizacja może sobie pozwolić.

Doradzanie zarządowi w zakresie strategii finansowej i pozyskiwania funduszy

Oprócz budżetowania, skarbnicy współpracują z zarządem, aby doradzać w zakresie potencjalnych możliwości, ryzyka i implikacji podatkowych przyszłych planów finansowych. Mogą być również konsultowani w zakresie dotacji, propozycji, inwestycji i planów dotyczących nieoczekiwanych funduszy i/lub niedoborów w przepływie gotówki.

Używając zasad inteligentnego zaplecza GrowthForce i metodologii systemowej, możesz zoptymalizować operacje finansowe swojej organizacji non-profit, zredukować niepotrzebne wydatki i w pełni wykorzystać swoje wysiłki w zakresie pozyskiwania funduszy, korzystając z danych finansowych w czasie rzeczywistym. Rachunkowość zarządcza pozwala wziąć swoją rolę i swój non-profit do następnego poziomu z raportowania zarządzania, specjalnie zaprojektowany, aby pomóc dyrektorom organizacji non-profit podejmowania decyzji opartych na danych w celu zwiększenia finansowania, zachęcić do wzrostu, poszerzyć ślad ich zasięgu, rozszerzyć swoje misje i ostatecznie osiągnąć sukces.