Sei appena diventato tesoriere di una no-profit – Ecco cosa devi sapere…

Si esce dall’ultima riunione del consiglio di amministrazione del nonprofit, essendo appena stato eletto o nominato tesoriere – e adesso? È un compito scoraggiante, per molti. Se vi sentite sopraffatti chiedendosi quale sarà il vostro ruolo e le vostre responsabilità e come sarete in grado di portare a termine il compito mentre aiutate la vostra organizzazione a raggiungere il successo, non siete soli. Adempiere ai doveri di un tesoriere per un’organizzazione non profit è un lavoro importante, e farlo bene è una sfida considerevole.

Con la giusta strategia, abilità e know-how contabile, tuttavia, potete avere successo nel vostro nuovo ruolo e spingere la vostra organizzazione non profit verso un futuro finanziario più brillante.

Siete adatti per questo lavoro? 7 Qualità possedute da tutti i grandi tesorieri del non profit:

1. Pensiero critico – Dovresti avere la capacità di valutare la situazione finanziaria della tua organizzazione, le politiche e le procedure al fine di fare raccomandazioni riguardo alle decisioni finanziarie che verranno prese.
2. Attitudine all’organizzazione – Tutti i buoni tesorieri possiedono eccellenti capacità organizzative. Lavorano con precisione e tengono registri impeccabili.
3. Pianificazione strategica – La capacità di sintetizzare scenari di causa ed effetto (in relazione alle potenziali decisioni finanziarie che l’organizzazione prenderà) è necessaria ad un tesoriere per accelerare la crescita e il successo futuro della propria organizzazione.
4. Creatività – Quando si tratta di generare fondi e tagliare le spese, nuove idee e creatività sono fondamentali in un’organizzazione in continuo cambiamento e sviluppo.
5. Comunicazione chiara – In un senso della posizione, i tesorieri agiscono come ambasciatori finanziari per conto del resto del consiglio. È essenziale che il tesoriere di un’organizzazione sia in grado di comunicare concetti finanziari complessi in termini facili da capire, senza gergo, da profano.
6. Competenze contabili di base – Se fossero abbastanza fortunate, le organizzazioni non profit selezionerebbero solo individui con competenze contabili al livello di un CFO o di un controllore. Il più delle volte, tuttavia, i consigli di amministrazione delle organizzazioni non profit si aspettano solo che i loro tesorieri abbiano competenze contabili di base e un’attitudine ad imparare di più.
7. Conoscenza dello statuto della vostra organizzazione non profit – Una solida comprensione dello statuto dell’organizzazione vi assicurerà di mantenere le finanze secondo gli standard delle regole dell’organizzazione e quelli del vostro governo locale, statale e federale.

Lista di controllo: Transizione al tuo nuovo ruolo

Una volta che sei stato eletto o nominato tesoriere, ci sono alcuni compiti di manutenzione di cui dovresti occuparti subito.

• Organizza un incontro con il tesoriere uscente per trasferire i file, fare domande e imparare quali sono i tuoi nuovi compiti e responsabilità.
• Chiedi tutte le informazioni sul bilancio precedente e la documentazione finanziaria esistente relativa ad acquisti ed eventi.
• Crea una linea temporale o un calendario elettronico che documenti le date di scadenza delle bollette e altri pagamenti imminenti per assicurare una transizione senza problemi.
• Prepara un budget iniziale all’inizio e chiedi all’ex tesoriere di ricontrollare il tuo lavoro
• Dovresti anche chiedere all’ex tesoriere se l’organizzazione ha qualche pagamento o entrata non documentata di cui dovresti essere a conoscenza.
• Ottieni tutti i dati e i dettagli del conto bancario. Procuratevi i moduli bancari necessari per aggiornare le carte di firma e l’accesso al conto online il prima possibile.
• È anche necessario trasferire le autorizzazioni delle carte di credito.
• Fatevi consegnare tutti i libretti degli assegni e le carte di credito che erano in possesso dell’ex tesoriere.

Come tesoriere, non fare questi errori!

Per assicurarti il successo come tesoriere, non dovresti mai:

• Trascurare la separazione dei compiti e il controllo degli accessi – Ogni organizzazione ha bisogno di politiche e procedure per proteggere i tesorieri tanto quanto le organizzazioni che servono. Seguire le procedure messe in atto e apportare modifiche se si notano politiche lassiste. Non abbiate paura di far rispettare il protocollo, anche se il vostro predecessore ha trascurato questa responsabilità.
• Shirk Your Financial Reporting Duties – La capacità del consiglio di amministrazione della vostra organizzazione di prendere decisioni valide in materia di pianificazione strategica, spese, personale e finanze dipende direttamente dalla tempestività delle informazioni finanziarie a disposizione. Se trascurate i vostri rapporti e registri finanziari, il consiglio non avrà dati validi su cui basare le proprie decisioni.
• Dare consigli fiscali o legali – La deducibilità dei contributi dei donatori dipende da come la situazione finanziaria unica di ogni donatore si adatta alle leggi fiscali locali. Invece, si dovrebbe consigliare ai donatori di parlare con il loro CPA o avvocato fiscale per quanto riguarda la possibilità o meno di dedurre donazioni e contributi.
• Prendere decisioni non documentate e non approvate – Qualcuno potrebbe dire che i tesorieri hanno le chiavi del regno. Non abusare mai del potere scavalcando le decisioni del consiglio di amministrazione e/o dei direttori esecutivi.

I doveri e le responsabilità del tesoriere di un’organizzazione non profit

Supervisiona l’amministrazione finanziaria dell’organizzazione

A seconda delle competenze del personale, il tesoriere può essere responsabile della gestione delle attività quotidiane delle finanze dell’organizzazione. Questo include la gestione del flusso di cassa, il pagamento e la registrazione delle fatture, il mantenimento di un registro dei debiti, la selezione di una banca e la riconciliazione degli estratti conto. Il tesoriere dovrebbe anche avere una solida conoscenza dello statuto dell’organizzazione e delle leggi che si applicano all’organizzazione.

Rivedere e applicare le politiche e le procedure finanziarie

Come tesoriere, sei responsabile della salvaguardia delle finanze della tua organizzazione. Gran parte di questa protezione dovrebbe essere già incorporata nello statuto dell’organizzazione.

Se la vostra organizzazione non profit è abbastanza nuova, tuttavia, potreste aver bisogno di considerare attentamente questi statuti e potenzialmente istituire politiche e procedure aggiuntive quando si tratta di gestire le finanze dell’organizzazione. Assicuratevi di lavorare con la separazione dei compiti, se possibile, una traccia cartacea e doppi firmatari sugli assegni. Vi suggeriamo di implementare bill.com in modo da impostare regole e flussi di lavoro in modo che, per esempio, gli assegni superiori a $5.000 richiedano due firme (digitali).

Generare rapporti finanziari

Come tesoriere, è vostra responsabilità generare rapporti finanziari accurati alla fine del periodo e consegnarli alle persone appropriate (di solito, dipendenti a livello esecutivo e membri del consiglio).

Utilizzerete i dati del piano dei conti della vostra azienda per generare questi rapporti vitali; mantenere registrazioni contabili accurate è essenziale per generare rapporti accurati.

I rapporti finanziari di solito includono i bilanci, il conto economico, lo stato patrimoniale e il rendiconto del flusso di cassa (e/o la proiezione del flusso di cassa).

Creare un bilancio

Sarà necessario lavorare con i membri del consiglio, il direttore esecutivo e i direttori dei programmi per creare un bilancio generale (modello di proiezione finanziaria) e bilanci specifici per i singoli programmi. Quando si crea un budget, ricordate che, come tesoriere, avete la migliore comprensione dei tipi di spese che l’organizzazione può permettersi.

Consigliare il consiglio sulla strategia finanziaria e la raccolta di fondi

Oltre al budget, i tesorieri lavorano con il consiglio di amministrazione per fornire consigli sulle potenziali opportunità, sui rischi e sulle implicazioni fiscali dei piani finanziari futuri. Potrebbero anche essere consultati in merito a sovvenzioni, proposte, investimenti e piani relativi a fondi inaspettati e/o carenze di flusso di cassa.

Utilizzando i principi del back office intelligente e la metodologia di sistema di GrowthForce, puoi ottimizzare le operazioni finanziarie della tua organizzazione non profit, ridurre le spese inutili e sfruttare al meglio i tuoi sforzi di raccolta fondi con dati finanziari in tempo reale e fruibili. La contabilità di gestione ti permette di portare il tuo ruolo e la tua organizzazione no-profit al livello successivo con la reportistica di gestione, specificamente progettata per aiutare i direttori delle organizzazioni no-profit a prendere decisioni guidate dai dati per aumentare i finanziamenti, incoraggiare la crescita, ampliare l’impronta del loro raggio d’azione, espandere le loro missioni e infine raggiungere il successo.