Perché è importante fornire una sala conferenze di qualità
Chi ama le riunioni al lavoro? Nessuno? Certo, sappiamo che le riunioni non sono divertenti, ma sono importanti! Quando si programma una riunione, si pensa ai dettagli: contenuto, ordine del giorno, partecipanti e risultati desiderati. Ma avete considerato la configurazione della vostra sala conferenze? Uno spazio ben progettato può essere efficiente e piacevole, ma uno spazio mal progettato crea una riunione che vale la pena lasciare. Ma cosa bisogna considerare per creare un grande spazio? I partecipanti saranno rivolti verso la parte anteriore della stanza – o l’uno verso l’altro? E come saranno disposti i posti a sedere? La vostra tecnologia funziona bene con il design della stanza?
Tutte queste domande sono estremamente importanti quando si considerano le strategie di configurazione della sala conferenze, poiché il layout può fare o rompere una riunione. Si vuole garantire che ogni partecipante possa vedere e sentire l’altro e il presentatore (se c’è), e che la sala sia dotata della giusta attrezzatura audiovisiva.
Di seguito la nostra Guida alla configurazione definitiva della sala conferenze per aiutarvi nel processo in modo da poter ottimizzare il vostro spazio per fornire la migliore riunione possibile.
I più comuni stili di configurazione della sala conferenze
Questa configurazione classica è ideale per un massimo di 30 persone (o più) a seconda delle dimensioni della sala.
Forma a U
Questa popolare configurazione funziona bene per presentazioni, dimostrazioni e videoconferenze in cui l’attenzione è su un’estremità della stanza.
Classroom
Tutti i partecipanti sono rivolti verso la parte anteriore della stanza, quindi questa idea di configurazione della sala conferenze è perfetta per conferenze o presentazioni. Non è una configurazione ideale per il lavoro di gruppo.
Hollow Square
Questa configurazione è una buona scelta per una comunicazione di gruppo facile ed efficiente. Offre anche al moderatore o al facilitatore la possibilità di lavorare dal centro dello spazio.
Banchetto
Le sedute in stile banchetto sono ideali, non a caso, per occasioni che prevedono pasti – o discussioni in piccoli gruppi che coinvolgono un massimo di 8 o 10 persone.
Auditorium
Questa disposizione, conosciuta anche come “stile teatro”, è simile a una disposizione in stile aula ma è spesso rivolta a gruppi più grandi. State facendo una riunione “a tutto campo” o un municipio? Questo design vi aiuterà ad avere più persone possibili in un unico spazio.
Come scegliere la configurazione ideale della sala conferenze
È importante considerare le dimensioni e lo scopo della vostra riunione. Non si vuole che i partecipanti si sentano affollati, ma non si vuole nemmeno che gridino dall’altra parte della stanza per sentirsi a vicenda. Ecco alcuni punti significativi da considerare:
- Quanti partecipanti vi aspettate? Alcuni layout di sala conferenze sono più adatti a gruppi di dimensioni diverse. Per esempio, gli stili aula e auditorium sono ottimali per i gruppi più grandi, mentre le sale riunioni e le piazze cave sono appropriate per 20-30 persone.
- L’interazione di gruppo è una parte essenziale della riunione? Alcune configurazioni, come la forma a U o lo stile auditorium, non funzionano bene per l’interazione di gruppo. I posti a sedere in stile banchetto sono ideali per le discussioni di gruppo, specialmente se i partecipanti devono spostarsi tra i tavoli.
- Ci sarà un facilitatore o un moderatore? Se qualcuno condurrà il vostro workshop, discussione o presentazione, è importante considerare dove questa persona starà. Volete assicurarvi che tutti i partecipanti possano vedere e sentire il leader e la sua presentazione.
- La riunione ha bisogno di un video wall a LED o capacità di videoconferenza? Se è così, è necessario considerare una disposizione della sala conferenze che consenta a tutti di vedere facilmente, come la forma a U o lo stile classe.
- È necessaria un’alimentazione elettrica? È importante pensare se è necessario posizionare l’allestimento della sala conferenze vicino a una presa di corrente.
Come l’attrezzatura della sala conferenze può influenzare l’allestimento
In molte riunioni, l’attrezzatura della sala conferenze è essenziale per il successo e la produttività – ma hai considerato come influenza l’allestimento? Per massimizzare il potenziale di ogni riunione, la sala deve essere personalizzata in base alle esigenze dei partecipanti.
Se la riunione richiede servizi audiovisivi come videoconferenze e lavagne interattive, ad esempio, è importante considerare una configurazione ad aula o a U in modo che tutti possano vedere e sentire facilmente.
Il digital signage è un modo dinamico per condurre riunioni virtuali e condividere contenuti come webinar, annunci e video. Se il vostro video wall a LED visualizza informazioni che i partecipanti non hanno bisogno di consultare durante la riunione, avrete una maggiore flessibilità nella configurazione della vostra sala conferenze.
–
Ok, siete pronti a impostare le vostre sale conferenze per il successo – ma ora? Stai cercando un aiuto? Sappiamo che la gestione della vostra sala conferenze può essere una sfida, ma il team della DGI può aiutarvi a navigare nel processo! Gli esperti della DGI offrono tutta l’esperienza di progettazione, integrazione e insonorizzazione di cui hai bisogno per creare un’incredibile configurazione della sala conferenze. Abbiamo una vasta esperienza di consulenza con una gamma di clienti in tutti i settori. Dal nostro team di vendita competente ai nostri ingegneri esperti, c’è un membro del team DGI pronto ad aiutarvi. Contattateci per qualsiasi domanda o per ricevere una consulenza! Ti aiuteremo a creare spazi che i tuoi team ameranno.